Gestionar los suministros de una vivienda turística parece sencillo cuando se trata de un solo alojamiento. El problema aparece cuando hay reservas consecutivas, varias personas intervienen en la operativa o el gestor administra varias viviendas.
Papel higiénico, amenities, café, bolsas de basura, productos de limpieza, estropajos o pastillas para lavavajillas son artículos relativamente pequeños por separado. Sin embargo, cuando falta uno justo antes de una entrada, puede obligar a realizar una compra de última hora y complicar un cambio de huésped que debería ser rutinario.
Por eso, más que tener una lista interminable de productos, conviene establecer qué suministros necesita cada vivienda, quién los utiliza, cuándo deben revisarse y qué cantidad mínima debe mantenerse disponible.
Los tres tipos de suministros que conviene controlar
Una forma práctica de organizar los suministros de una vivienda turística es dividirlos en tres grupos.
| Tipo de suministro | Ejemplos | Uso principal |
|---|---|---|
| Productos para el huésped | Papel higiénico, gel, champú, jabón, café, azúcar, pastillas para lavavajillas | Durante la estancia |
| Productos operativos | Limpiadores, bayetas, guantes, estropajos, bolsas de basura | Preparación y limpieza de la vivienda |
| Stock de reserva | Unidades adicionales de los productos anteriores | Evitar faltas entre compras o entregas |
Esta separación ayuda a entender mejor el consumo. Un producto utilizado por el equipo de limpieza no se controla necesariamente de la misma forma que un amenity destinado a cada huésped.
Productos para el huésped
Son los suministros que quedan disponibles en la vivienda para su utilización durante la estancia.
La selección dependerá del tipo de alojamiento y del nivel de servicio que quiera ofrecer el propietario o gestor.
Entre los más habituales se encuentran:
- Papel higiénico.
- Jabón de manos.
- Gel de baño.
- Champú.
- Café.
- Azúcar u otros acompañamientos.
- Producto para lavar platos.
- Pastillas para lavavajillas, cuando corresponda.
- Bolsas de basura.
- Otros productos de bienvenida o cortesía.
No todos los alojamientos tienen que ofrecer exactamente lo mismo. Lo importante es definir un estándar y aplicarlo de forma consistente.
Si una vivienda ofrece café, por ejemplo, conviene decidir qué cantidad se deja preparada. Lo mismo ocurre con los amenities de baño o las pastillas para lavavajillas.
Productos utilizados en la operativa
Otros suministros no están destinados directamente al huésped, sino a las personas encargadas de limpiar y preparar la vivienda.
Según las características del alojamiento pueden incluir:
- Limpiador multiusos.
- Productos específicos para baños.
- Desengrasante.
- Limpiasuelos.
- Limpiacristales.
- Bayetas y paños.
- Estropajos.
- Guantes.
- Bolsas de basura.
- Otros útiles de limpieza.
Estos productos también deben formar parte del sistema de reposición.
Si se terminan durante un cambio de huésped, el problema operativo es el mismo aunque el cliente nunca llegue a verlos.
Suministros habituales para el baño
El baño concentra algunos de los artículos que necesitan una revisión más frecuente.
Entre ellos pueden encontrarse:
- Papel higiénico.
- Jabón de manos.
- Gel.
- Champú.
- Bolsas para papeleras.
- Amenities adicionales, cuando formen parte de la propuesta del alojamiento.
En el caso del gel y el champú existen distintas opciones: monodosis, formatos concentrados, dispensadores rellenables y otras soluciones.
La elección adecuada dependerá del volumen de huéspedes, el tipo de alojamiento, el espacio disponible para almacenar producto y la experiencia que se quiera ofrecer.
Artículo relacionado: Amenities para viviendas turísticas: qué formatos elegir.
Suministros habituales para la cocina
La cocina combina productos destinados al huésped con otros utilizados durante la limpieza.
Entre los más habituales se encuentran:
- Lavavajillas manual.
- Pastillas para lavavajillas.
- Estropajos.
- Bayetas.
- Bolsas de basura.
- Papel de cocina.
- Café.
- Azúcar u otros productos de cortesía.
Conviene definir qué artículos deben estar disponibles antes de cada entrada y cuáles simplemente necesitan mantenerse en la vivienda para cuando sean necesarios.
¿Cuánto producto hay que tener?
No existe una cantidad correcta para todas las viviendas.
El nivel de stock dependerá, entre otros factores, de:
- Número de viviendas gestionadas.
- Frecuencia de los cambios de huésped.
- Número habitual de ocupantes.
- Duración media de las estancias.
- Consumo real de cada producto.
- Frecuencia con la que pueden realizarse nuevas compras o entregas.
- Espacio disponible para guardar suministros.
La referencia útil no es cuánto producto se puede comprar, sino cuánto se consume realmente y cuánto margen se necesita para trabajar sin urgencias.
Comprar cantidades demasiado pequeñas genera reposiciones constantes. Comprar demasiado puede inmovilizar dinero y ocupar espacio innecesariamente.
Artículo relacionado: Cómo calcular el consumo de suministros de una vivienda turística.
No todo se repone después de cada huésped
Reponer no significa sustituir todos los productos después de cada estancia.
Algunos artículos deben comprobarse en cada cambio de huésped porque pueden haberse consumido. Otros pueden revisarse periódicamente o cuando alcanzan un nivel mínimo.
Por ejemplo, puede ser necesario comprobar siempre el papel higiénico o los amenities destinados al siguiente huésped, mientras que determinados productos de limpieza solo necesitan reemplazarse cuando las existencias empiezan a agotarse.
Definir esta diferencia evita tanto las faltas como el desperdicio.
Mantener un pequeño stock de reserva
Esperar hasta que un producto se termine por completo suele provocar compras urgentes.
Por eso conviene establecer una cantidad mínima de reserva para los artículos más utilizados.
No tiene que ser un almacén enorme. Puede ser simplemente suficiente producto para cubrir varios cambios de huésped mientras llega el siguiente pedido.
Cuanto mayor sea el número de viviendas gestionadas, más importante resulta saber:
- Qué cantidad hay disponible.
- Dónde se encuentra.
- Quién comprueba el stock.
- Quién solicita nuevas unidades.
- Cuándo debe realizarse el siguiente pedido.
El sistema puede ser sencillo, pero las responsabilidades deben quedar claras.
Una vivienda y una cartera de viviendas no se gestionan igual
Con una sola vivienda puede funcionar comprar productos cuando hacen falta.
Con cinco, diez o veinte alojamientos, esa forma de trabajar empieza a generar desplazamientos, pequeñas compras repetidas y diferencias innecesarias entre propiedades.
Reducir el número de referencias y utilizar determinados productos de forma común puede facilitar:
- El control del stock.
- La reposición.
- Las compras.
- El trabajo del equipo de limpieza.
- La consistencia entre viviendas.
No significa que todos los alojamientos tengan que ser idénticos. Significa evitar diferencias que no aportan ningún valor operativo o comercial.
Artículo relacionado: Cómo estandarizar los suministros cuando gestionas varios apartamentos turísticos.
El objetivo es que los suministros no se conviertan en una incidencia
Una buena gestión de suministros debería pasar prácticamente desapercibida.
El producto correcto está disponible cuando hace falta, el equipo sabe qué debe utilizar y la vivienda queda preparada para el siguiente huésped sin necesidad de improvisar una compra a última hora.
Para conseguirlo no hace falta un sistema especialmente complejo. Basta con definir:
- Qué productos se utilizan.
- Qué cantidad debe quedar disponible.
- Qué se revisa en cada cambio.
- Qué nivel mínimo de reserva se mantiene.
- Quién es responsable de detectar y solicitar lo que falta.
A partir de ahí, el sistema puede crecer junto con el número de viviendas gestionadas.
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