Comprar suministros para una vivienda turística resulta mucho más sencillo cuando existe una idea razonable de cuánto se consume realmente.
Sin esa referencia, es fácil caer en uno de dos extremos: comprar demasiado y acumular producto innecesario, o comprar demasiado poco y terminar haciendo pedidos urgentes antes de una entrada.
El objetivo no es controlar cada rollo de papel o cada mililitro con absoluta precisión. Lo útil es disponer de una estimación suficientemente buena para planificar compras, comparar periodos y detectar cuándo el consumo se está alejando de lo habitual.
¿Qué factores influyen en el consumo?
No todas las viviendas turísticas consumen suministros al mismo ritmo.
Entre los factores que más influyen se encuentran:
- Número de reservas.
- Número de huéspedes.
- Duración media de las estancias.
- Ocupación de la vivienda.
- Cantidad que se deja preparada antes de cada entrada.
- Tipo de producto.
- Sistema de reposición.
- Productos utilizados durante la limpieza.
- Política de cortesía del alojamiento.
Por eso, una cifra genérica como “X unidades por vivienda al mes” puede servir como punto de partida, pero rara vez será suficiente para planificar bien las compras.
Conviene relacionar cada producto con la actividad que realmente genera su consumo.
No todos los productos se miden igual
Una forma sencilla de empezar es decidir qué unidad explica mejor el consumo de cada referencia.
| Producto | Referencia útil para estimar el consumo |
|---|---|
| Amenities monodosis | Huésped o estancia |
| Café | Estancia, huésped o noche |
| Papel higiénico | Estancia y duración |
| Pastillas para lavavajillas | Estancia o noche |
| Bolsas de basura | Estancia |
| Productos de limpieza | Servicio realizado |
| Guantes | Servicio realizado |
| Bayetas o estropajos | Servicios realizados o frecuencia de sustitución |
No es necesario encontrar la fórmula perfecta desde el primer día.
Lo importante es utilizar un criterio coherente y después corregirlo con datos reales.
Un método sencillo en tres pasos
El consumo puede calcularse sin convertir la gestión en un sistema complejo.
1. Estimar
Definir una cantidad inicial según la actividad prevista.
Por ejemplo:
- Unidades por estancia.
- Unidades por huésped.
- Cantidad por servicio de limpieza.
2. Registrar
Anotar cuánto producto se repone realmente durante varias semanas.
3. Ajustar
Comparar la estimación inicial con el consumo observado y utilizar esa media para planificar compras futuras.
Este proceso permite empezar con una aproximación y mejorarla progresivamente.
Dos fórmulas sencillas
Una vez existe algo de información, dos cálculos pueden resolver gran parte de la planificación.
Consumo medio
Cantidad repuesta ÷ actividad registrada
Por ejemplo:
Si durante 100 reservas se reponen 350 cápsulas de café:
350 ÷ 100 = 3,5 cápsulas por reserva
Consumo previsto
Actividad prevista × consumo medio
Si el próximo mes se esperan 120 reservas:
120 × 3,5 = 420 cápsulas previstas
La actividad puede ser reservas, huéspedes, noches o servicios de limpieza según el producto.
Estas cifras no tienen que ser exactas al céntimo o a la unidad. Su función es mejorar la previsión.
Diferenciar cantidad preparada y cantidad repuesta
Una de las diferencias más importantes es distinguir lo que se deja preparado de lo que realmente hay que añadir después de una estancia.
Supongamos que el estándar de una vivienda establece cuatro cápsulas de café.
Antes de la reserva:
Cantidad preparada: 4 cápsulas
Después de la estancia queda una unidad cerrada, intacta y apta para mantenerse según el procedimiento del alojamiento.
Para recuperar el estándar habrá que añadir:
Cantidad repuesta: 3 cápsulas
En ese caso, las tres unidades repuestas ofrecen una referencia más útil sobre el consumo real que las cuatro unidades inicialmente preparadas.
La misma lógica puede utilizarse con otros productos cuando resulte adecuado.
Ejemplo sencillo de una vivienda
Las siguientes cantidades son únicamente ilustrativas y no representan una recomendación de Zacaro.
Supongamos que una vivienda establece como estándar:
- 4 cápsulas de café por estancia.
- 4 unidades de gel.
- 4 unidades de champú.
- 2 pastillas para lavavajillas.
Durante un mes registra 12 reservas.
La cantidad necesaria para preparar todas las entradas sería:
Café
4 × 12 = 48 cápsulas
Gel
4 × 12 = 48 unidades
Champú
4 × 12 = 48 unidades
Pastillas para lavavajillas
2 × 12 = 24 unidades
Estas cifras representan el máximo necesario para preparar las estancias según ese estándar si hubiera que reponerlo completamente cada vez.
El consumo real puede ser menor.
Por eso resulta más útil empezar a registrar cuánto se añade realmente después de cada reserva.
El número de huéspedes también puede ser una buena referencia
Algunos productos dependen más de la ocupación que del simple número de reservas.
Por ejemplo:
- Amenities.
- Café.
- Papel higiénico.
- Determinados productos de cortesía.
Si un gestor decide utilizar una referencia por huésped, el cálculo puede ser:
Cantidad por huésped × número de huéspedes previstos
Por ejemplo, si una referencia se repone de media a razón de 1,5 unidades por huésped y se esperan 80 huéspedes:
1,5 × 80 = 120 unidades previstas
No todos los productos se comportarán de forma perfectamente lineal.
Por eso la referencia debe utilizarse como estimación y ajustarse después con los datos reales.
La duración de las estancias también influye
Una reserva de una noche y otra de siete pueden tener el mismo número de huéspedes, pero generar consumos distintos.
Para algunos productos, las noches ocupadas o los huéspedes-noches pueden ofrecer una referencia más útil que el simple número de reservas.
Esto puede aplicarse, por ejemplo, a:
- Papel higiénico.
- Café cuando se ofrece diariamente.
- Pastillas para lavavajillas.
- Bolsas de basura.
- Otros productos de uso frecuente.
No hace falta diseñar una fórmula complicada para cada referencia.
Puede bastar con establecer una cantidad inicial y observar cómo cambia el consumo cuando las estancias son más largas.
Con el tiempo, los datos reales permiten mejorar la estimación.
Cómo medir los productos utilizados durante la limpieza
Los productos operativos necesitan un enfoque distinto.
Su consumo suele relacionarse mejor con el número de servicios realizados.
Por ejemplo, una empresa puede registrar durante varias semanas cuánto producto utiliza para realizar sus limpiezas siguiendo siempre las instrucciones de uso y dilución del fabricante.
Supongamos que el consumo medio observado de una solución determinada equivale a 80 ml por servicio.
Si durante el mes se realizan 40 servicios:
80 ml × 40 = 3.200 ml
Es decir:
3,2 litros de solución utilizada
La cifra variará según:
- Tamaño de las viviendas.
- Tipo de superficie.
- Nivel de suciedad.
- Concentración del producto.
- Método de trabajo.
- Indicaciones del fabricante.
La finalidad no es establecer un consumo estándar para todas las viviendas, sino conocer el consumo medio de la propia operación.
Agrupar viviendas cuando existen diferencias importantes
No todas las propiedades de una cartera tienen que consumir lo mismo.
Un apartamento pequeño para dos huéspedes puede funcionar de forma muy distinta a una vivienda de mayor capacidad.
Cuando las diferencias son importantes, puede ser más útil agrupar las propiedades.
Por ejemplo:
Viviendas pequeñas
Consumo orientativo A.
Viviendas medianas
Consumo orientativo B.
Viviendas grandes
Consumo orientativo C.
Esto permite mejorar la previsión sin tener que crear un modelo independiente para cada apartamento.
Ejemplo: gestor con diez viviendas
Supongamos que un gestor administra diez viviendas similares.
Durante un mes registra:
- 80 reservas.
- 240 huéspedes.
- 80 servicios de cambio.
Su sistema inicial estima:
- 2 unidades de gel por huésped.
- 2 unidades de champú por huésped.
- 4 cápsulas de café por estancia.
- 2 pastillas para lavavajillas por estancia.
Previsión inicial
Gel
2 × 240 = 480 unidades
Champú
2 × 240 = 480 unidades
Café
4 × 80 = 320 cápsulas
Pastillas para lavavajillas
2 × 80 = 160 unidades
Después, el gestor revisa lo que realmente tuvo que reponer durante el mes:
- 390 unidades de gel.
- 410 unidades de champú.
- 275 cápsulas de café.
- 145 pastillas para lavavajillas.
Ahora ya puede calcular referencias más útiles.
Gel medio por huésped
390 ÷ 240 = 1,63 unidades
Café medio por reserva
275 ÷ 80 = 3,44 cápsulas
Estas cifras no deben convertirse inmediatamente en reglas rígidas.
Pero ofrecen una base mucho mejor para prever el siguiente pedido.
Utilizar varias semanas para obtener una media útil
Un periodo muy corto puede ofrecer una imagen engañosa.
Puede coincidir con:
- Pocas reservas.
- Una semana especialmente ocupada.
- Estancias inusualmente largas.
- Una vivienda temporalmente fuera de servicio.
- Un grupo de huéspedes con un consumo poco habitual.
Por eso conviene recopilar datos durante varias semanas.
Cuanto más variable sea la actividad, más útil será observar varios periodos antes de modificar las cantidades de compra.
La media puede revisarse periódicamente y ajustarse según cambia la operación.
Aprovechar las reservas futuras para prever el consumo
El histórico indica cuánto se suele consumir.
Las reservas futuras ayudan a estimar cuánto se necesitará próximamente.
Por ejemplo:
Consumo medio de café:
3,5 cápsulas por reserva
Reservas previstas para el mes siguiente:
90
Consumo previsto:
3,5 × 90 = 315 cápsulas
Si el mes posterior ya tiene 120 reservas confirmadas, la previsión debería cambiar.
Esta información permite adaptar los pedidos antes de que aumente el consumo.
El margen de seguridad pertenece al sistema de stock
Una vez estimado el consumo futuro, el gestor puede utilizar esa previsión para decidir cuánto pedir.
Sin embargo, calcular el consumo y decidir cuánto stock de seguridad mantener son dos cuestiones diferentes.
El margen adicional dependerá de factores como:
- Tiempo de entrega del proveedor.
- Variabilidad del consumo.
- Espacio disponible.
- Próximas reservas.
- Facilidad para realizar un nuevo pedido.
Artículo relacionado: Cómo organizar el stock y la reposición de suministros en varias VUT.
Calcular el coste por estancia
Una vez se conoce el consumo medio, también puede estimarse el coste de determinados suministros.
La fórmula básica es:
Coste por estancia = consumo medio por estancia × coste unitario
Por ejemplo:
Consumo medio de café:
3,5 cápsulas por estancia
Coste unitario:
0,20 €
Coste medio:
3,5 × 0,20 € = 0,70 € por estancia
La misma lógica puede utilizarse con:
- Amenities.
- Pastillas para lavavajillas.
- Bolsas.
- Otros consumibles.
En los productos de limpieza puede utilizarse:
Coste por servicio = consumo medio por servicio × coste por unidad de medida
Esto permite comparar productos y formatos desde el punto de vista de la operación real y no únicamente por el precio del envase.
Precio unitario y coste real no son lo mismo
Dos productos pueden tener precios diferentes y terminar generando un coste muy parecido.
Por ejemplo:
Producto A
- Menor precio unitario.
- Mayor consumo medio.
Producto B
- Mayor precio unitario.
- Menor cantidad utilizada.
Sin conocer el consumo real, comparar únicamente el precio por caja, unidad o litro puede resultar engañoso.
El dato más útil suele ser cuánto cuesta realmente utilizar el producto dentro de una estancia o servicio.
Empezar por pocos productos
No hace falta registrar todo desde el primer día.
Puede ser suficiente empezar con cinco referencias importantes:
- Papel higiénico.
- Amenity principal.
- Café.
- Pastillas para lavavajillas.
- Producto de limpieza de mayor rotación.
Después de varias semanas, el gestor puede valorar si los datos obtenidos están ayudando a planificar las compras.
Si el sistema resulta útil, pueden añadirse otras referencias.
Esto evita crear un proceso de control más complejo de lo necesario.
Una hoja sencilla puede ser suficiente
Para comenzar basta con registrar información básica.
| Fecha | Vivienda | Producto | Cantidad repuesta | Unidad |
|---|---|---|---|---|
| 05/09 | VUT 01 | Gel monodosis | 4 | unidades |
| 05/09 | VUT 01 | Café | 3 | cápsulas |
| 06/09 | VUT 04 | Papel higiénico | 2 | rollos |
| 06/09 | VUT 04 | Champú | 3 | unidades |
Después se pueden agrupar los datos por:
- Producto.
- Vivienda.
- Mes.
- Número de reservas.
- Número de huéspedes.
- Número de servicios.
No hace falta implantar un software especializado para empezar a conocer el consumo.
Utilizar los datos para detectar desviaciones
Una vez existe una referencia habitual, también resulta más fácil detectar cambios.
Por ejemplo:
- Una vivienda consume mucho más que otras similares.
- Un formato nuevo genera más reposición de la esperada.
- Una referencia empieza a agotarse con mayor rapidez.
- Distintos miembros del equipo están utilizando criterios diferentes.
- Una nueva política de cortesía aumenta el consumo.
Una desviación no implica necesariamente un problema.
Pero permite hacer una pregunta que antes no podía plantearse:
¿Por qué estamos consumiendo más o menos de lo habitual?
Medir para comprar mejor, no para medir por medir
El objetivo de registrar el consumo no es controlar cada artículo de forma obsesiva.
Es responder mejor a preguntas prácticas:
- ¿Cuánto necesitaremos comprar?
- ¿Con qué frecuencia?
- ¿Qué productos tienen mayor rotación?
- ¿Qué referencias merece la pena agrupar?
- ¿Qué productos suelen generar urgencias?
- ¿Cuál es aproximadamente el coste por estancia?
- ¿Estamos comprando demasiado de alguna referencia?
Una estimación razonable basada en datos reales suele ser suficiente.
Un sistema sencillo para empezar
El proceso puede resumirse en cinco pasos:
- Elegir unas pocas referencias importantes.
- Decidir si se medirán por estancia, huésped, noche o servicio.
- Registrar lo que realmente se repone durante varias semanas.
- Calcular una media.
- Utilizar esa media para prever las siguientes compras.
El sistema puede hacerse más preciso a medida que crece la operación.
Pero incluso una medición básica suele ser más útil que comprar únicamente cuando alguien descubre que se ha terminado un producto.
Suministros para viviendas turísticas
En Zacaro trabajamos con suministros para viviendas turísticas, gestores y otros profesionales que necesitan comprar y reponer productos de forma recurrente.
Puedes consultar nuestra sección de Suministros para VUT.
También puedes consultar nuestras guías sobre qué suministros necesita un gestor de viviendas turísticas, cómo estandarizar los suministros cuando gestionas varios apartamentos turísticos y qué consumibles hay que reponer después de cada huésped.
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