Si gestionas una vivienda turística, necesitas disponer de determinados datos de los huéspedes para cumplir con las obligaciones de registro y comunicación previstas en el Real Decreto 933/2021. Sin embargo, esto no significa que tengas que pedir directamente al viajero toda la información que aparece en el Anexo I ni que sea conveniente recopilar más datos de los necesarios.

Parte de la información corresponde directamente a la persona que se aloja, como su nombre, documento de identidad, nacionalidad o residencia habitual. Otros datos corresponden a la reserva, a la estancia, al inmueble o a la transacción y pueden estar ya disponibles a través de la propia operativa del alojamiento o de los intermediarios que participan en ella.

La clave es distinguir qué información necesitas obtener o completar con el viajero, qué datos ya tienes por otras vías y qué información debes comprobar antes de realizar las comunicaciones correspondientes a través de SES Hospedajes. Organizar bien este proceso reduce errores y evita convertir el check-in en una petición indiscriminada de información personal.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, arts. 4 a 6 y Anexo I; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos.

¿Qué datos hay que recoger de cada huésped?

El Anexo I del Real Decreto 933/2021 establece los datos de los viajeros que deben facilitarse en las actividades de hospedaje. Tanto en el ejercicio profesional como en el no profesional aparecen, con carácter general, los siguientes datos:

• Nombre.
• Primer apellido.
• Segundo apellido.
• Sexo.
• Número del documento de identidad.
• Tipo de documento.
• Nacionalidad.
• Fecha de nacimiento.
• Lugar de residencia habitual, incluyendo dirección completa, localidad y país.
• Teléfono fijo.
• Teléfono móvil.
• Correo electrónico.
• Número de viajeros.
• Relación de parentesco entre los viajeros cuando alguno sea menor de edad.

Cuando la actividad se ejerce de manera profesional, el Anexo I incluye además el número de soporte del documento de identidad. Este campo no aparece en el listado equivalente de datos del viajero previsto para el ejercicio no profesional.

La lista es importante porque permite saber qué información contempla la normativa, pero no debería utilizarse como una plantilla que simplemente se copia en un formulario para obligar al huésped a rellenar todas las casillas. Algunos datos pueden estar ya disponibles, otros pueden no existir en un caso concreto y el propio Ministerio ofrece criterios específicos para determinadas situaciones.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, Anexo I, apartados A.3 y B.3.

¿Hay que pedir todos esos datos directamente al huésped?

No necesariamente. El Real Decreto determina la información que debe registrarse o comunicarse, pero no establece que toda ella tenga que obtenerse de nuevo mediante un único formulario rellenado por el viajero.

Por ejemplo, una reserva puede proporcionar ya el número de viajeros o determinados datos de contacto. El propietario o gestor puede disponer también de información generada por la propia operación, mientras que otros datos deberán obtenerse o completarse directamente con las personas que se van a alojar. Lo importante es que el sujeto obligado disponga de la información que le corresponde comunicar y pueda comprobar su exactitud cuando proceda.

Esta distinción es especialmente relevante cuando interviene una plataforma como Airbnb o Booking. El Ministerio del Interior señala que, cuando participan varios sujetos en una operación, cada uno debe transmitir la información de la que disponga y que esté obligado a comunicar conforme al Real Decreto. La existencia de un campo en el Anexo I no debería interpretarse, por tanto, como una orden para pedir de nuevo al huésped información que ya forma parte de la operación o que corresponde a otro sujeto.

Por eso un buen formulario de check-in debería empezar por una pregunta práctica: ¿qué información me falta realmente para completar y verificar correctamente los datos de esta reserva?

Fuentes: Real Decreto 933/2021, art. 6 y Anexo I; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos.

Algunos datos que generan dudas: sexo, teléfono y correo electrónico

El Anexo I incluye el sexo entre los datos de los viajeros. El Ministerio del Interior aclara que este dato debe proporcionarse cuando conste en el documento de identificación presentado o cuando sea conocido porque lo haya aportado la persona interesada. Esta precisión evita interpretar la obligación como una necesidad de formular preguntas adicionales cuando el dato no consta ni ha sido facilitado.

La normativa contempla también teléfono fijo, teléfono móvil y correo electrónico. Sin embargo, el Ministerio establece un criterio práctico para quien no dispone de correo electrónico: en ese caso basta con proporcionar el número de teléfono móvil. No tiene sentido convertir la recogida de datos en un ejercicio destinado a rellenar artificialmente todos los campos si la propia situación del viajero hace que alguno de ellos no exista.

Estas aclaraciones son un buen ejemplo de por qué conviene combinar el texto del Real Decreto con las preguntas frecuentes publicadas por el Ministerio del Interior. El Anexo indica los datos que forman parte del sistema y las instrucciones operativas ayudan a interpretar cómo gestionarlos en situaciones concretas.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, Anexo I; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos.

Qué ocurre cuando viajan menores

Los menores también deben incluirse correctamente en el proceso de registro. El Real Decreto establece que las personas mayores de catorce años que utilicen el alojamiento deben firmar el parte de entrada. Cuando se trata de menores de catorce años, sus datos son proporcionados por la persona mayor de edad que los acompaña.

Además, el Anexo I contempla expresamente la relación de parentesco entre los viajeros cuando alguno sea menor de edad. Por eso conviene conocer antes de la llegada si en la reserva viajan menores y qué relación existe con las personas adultas que los acompañan, en lugar de descubrir que falta esta información cuando se está completando el registro.

También puede darse el caso de un grupo de menores acompañado por una persona adulta que no sea uno de sus progenitores. El Ministerio del Interior indica que estas situaciones pueden registrarse, pero debe consignarse el título que legitima la responsabilidad de la persona adulta sobre los menores, y cita como ejemplos al tutor, profesor o monitor deportivo.

Integrar esta comprobación en el proceso previo a la llegada evita tener que volver a contactar con los huéspedes en el último momento para completar datos que podían haberse identificado desde la reserva.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, arts. 4 y 5 y Anexo I; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos.

Cómo recoger y verificar los datos de los huéspedes

Recoger los datos es solo una parte del proceso. El Real Decreto establece también que el establecimiento es responsable de que los datos que figuren en los partes sean exactos y coincidan con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas alojadas. Los usuarios, por su parte, deben exhibir o facilitar esos documentos o sistemas de identificación.

Esto significa que el propietario o gestor debe separar dos tareas: obtener la información y comprobar que es correcta. Un formulario puede servir para recopilar los datos, pero rellenarlo no demuestra por sí solo que la información corresponda realmente a la persona que va a alojarse.

La verificación tampoco exige necesariamente un encuentro presencial. El Ministerio del Interior permite recabar la información mediante cualquier sistema que permita comprobar la exactitud de los datos, incluso sin presencia física, siempre que el procedimiento sea compatible con la normativa vigente y, especialmente, con las obligaciones de protección de datos. También admite herramientas electrónicas para verificar telemáticamente la identidad.

Por tanto, una VUT puede organizar la recogida y comprobación de los datos mediante un procedimiento digital, presencial o combinado. Lo importante es que el sistema sea adecuado para obtener la información necesaria, verificarla y tratar los datos personales correctamente.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, art. 4; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos.

¿Hay que pedir una copia del DNI o pasaporte?

No por el simple hecho de tener que cumplir con las obligaciones de registro de hospedajes. La Agencia Española de Protección de Datos ha señalado expresamente que el Real Decreto 933/2021 no autoriza a solicitar una copia completa del DNI o pasaporte del huésped con esta finalidad, ya que supondría tratar información adicional que no resulta necesaria y sería contrario al principio de minimización de datos.

La diferencia es importante: el propietario o gestor debe disponer de un procedimiento adecuado para comprobar que los datos facilitados son correctos, pero verificar un documento no equivale a conservar una copia del documento. En un proceso presencial puede realizarse una comprobación visual, mientras que a distancia pueden utilizarse procedimientos adecuados de verificación que respeten la normativa aplicable.

Pedir más documentación no significa cumplir mejor. La operativa debería estar diseñada para obtener y comprobar los datos necesarios sin convertir la copia del documento de identidad en un archivo adicional que el alojamiento no necesita para cumplir con SES Hospedajes.

Fuentes: Agencia Española de Protección de Datos, nota informativa de 17 de junio de 2025; Real Decreto 933/2021, art. 4.

No toda la información de SES Hospedajes tiene que pedirse al huésped

Una de las principales fuentes de confusión es que el Anexo I no contiene únicamente datos personales de los viajeros. También incluye información sobre la reserva o contrato, la ejecución de la estancia, el inmueble y la transacción.

Entre esos datos aparecen, por ejemplo, el número de referencia y la fecha del contrato, las fechas y horas de entrada y salida y, en el supuesto de actividad profesional, determinados datos adicionales sobre el inmueble. El Anexo contempla también información relacionada con el pago, como el tipo de pago, identificación del medio utilizado, titular y fecha de pago.

Eso no significa que un formulario previo al check-in deba preguntar al viajero por todos esos elementos. Una parte importante de esa información puede proceder de la propia reserva, del sistema de gestión del alojamiento, del cobro realizado o de una plataforma que intervenga en la operación. El Ministerio del Interior señala precisamente que cada sujeto debe transmitir la información de la que disponga y que esté obligado a comunicar.

Este punto es especialmente importante con los datos de pago. La existencia de esos campos en el Anexo I no debería convertirse en una instrucción general para pedir al huésped información financiera adicional que el propietario no maneja normalmente. Antes de solicitar un dato conviene determinar si realmente debe obtenerlo ese sujeto y si la información ya está disponible por otra vía dentro de la operación.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, Anexo I; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos.

Cómo organizar la recogida de datos en una VUT

La forma más sencilla de evitar errores es integrar la recogida de los datos de los huéspedes en el flujo normal de cada reserva. Cuando entra una nueva reserva, el primer paso debería ser comprobar qué información ya está disponible y qué datos siguen pendientes. Esto evita enviar al viajero un formulario innecesariamente largo o pedir varias veces información que ya ha facilitado.

Antes de la llegada pueden solicitarse los datos pendientes mediante un procedimiento claro y uniforme. Después debe verificarse su exactitud utilizando el documento o sistema de identificación correspondiente y realizarse la comunicación que proceda dentro de los plazos establecidos. Si intervienen menores u otras circunstancias especiales, estas deberían detectarse antes del check-in para poder completar correctamente la información.

El proceso puede resumirse así:

reserva → comprobar datos disponibles → solicitar datos pendientes → verificar identidad → comunicar → entrada

La ventaja de establecer una rutina no es solo administrativa. También mejora la experiencia del huésped, que recibe una petición clara y coherente en lugar de sucesivos mensajes solicitando información, y facilita que el propietario o gestor pueda saber qué reservas han completado correctamente cada fase del proceso.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, arts. 4 a 6; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos.

Pedir lo necesario y organizar bien el proceso

Cumplir con SES Hospedajes exige disponer de determinada información sobre las personas que se alojan en una vivienda turística, pero una buena gestión no consiste en recopilar todos los datos posibles. Consiste en saber cuáles corresponden a la reserva, cuáles ya están disponibles, cuáles deben obtenerse del huésped y cómo comprobar que la información es correcta.

Un procedimiento bien organizado permite cumplir las obligaciones aplicables sin pedir documentación innecesaria y reduce el riesgo de descubrir datos incompletos justo antes de la entrada del huésped. La recogida y verificación de información debería ser una parte integrada de la operación de la VUT, no una tarea improvisada en cada estancia.

Si tienes una vivienda turística en Córdoba y quieres delegar parte de la operación o necesitas apoyo para organizar los procesos relacionados con tus huéspedes, puedes hablar con Zacaro y contarnos qué necesitas.

Fuentes: Real Decreto 933/2021; Ministerio del Interior, Hospedajes y Alquiler de Vehículos; Agencia Española de Protección de Datos, nota informativa de 17 de junio de 2025.

Información revisada: agosto de 2026