Si gestionas una vivienda turística, tienes que identificar correctamente a las personas que se alojan y recoger determinados datos para cumplir con las obligaciones de registro y comunicación de viajeros.
Pero eso no significa que puedas pedir y guardar una copia completa del DNI o pasaporte simplemente para cumplir con SES Hospedajes.
La Agencia Española de Protección de Datos se pronunció expresamente sobre esta cuestión en junio de 2025: la obligación establecida por el Real Decreto 933/2021 de recoger determinados datos no autoriza por sí misma a solicitar una copia del documento de identidad del huésped. (AEPD)
La distinción importante es esta:
recoger los datos necesarios ≠ comprobar la identidad ≠ conservar una copia completa del documento.
Una VUT necesita organizar correctamente las dos primeras tareas. Para cumplir con las obligaciones de hospedaje no debe convertir automáticamente la tercera en parte de cada reserva.
¿Se puede pedir una copia del DNI para SES Hospedajes?
No por el mero hecho de tener que cumplir con SES Hospedajes.
La AEPD considera que solicitar una copia completa del DNI con esta finalidad supone tratar más información de la necesaria y vulnera el principio de minimización de datos. (AEPD)
El motivo es fácil de entender.
Un DNI contiene datos que pueden no ser necesarios para las obligaciones de registro de viajeros, como:
- la fotografía;
- la fecha de caducidad;
- el CAN;
- y otros datos presentes en el documento.
Además, acumular copias completas de documentos de identidad aumenta el impacto que podría tener una pérdida de información, un acceso indebido o una suplantación de identidad. (AEPD)
Por tanto, una instrucción del tipo:
“Envíame una foto de las dos caras de tu DNI para poder registrarte en SES Hospedajes”
no debería utilizarse como procedimiento ordinario.
¿Y una copia del pasaporte?
El criterio es el mismo.
La AEPD se refiere expresamente tanto al DNI como al pasaporte.
Que un viajero extranjero tenga que acreditar su identidad mediante pasaporte no significa que el alojamiento deba conservar una fotografía o escaneo completo del documento.
El Ministerio del Interior indica actualmente qué documentos pueden utilizarse para acreditar la identidad de los viajeros: DNI para ciudadanos españoles, documento de identidad para ciudadanos de la Unión Europea y pasaporte para personas extranjeras. Pero acreditar la identidad utilizando un documento no equivale a archivar una copia de ese documento. (Ministerio del Interior)
Verificar la identidad no es lo mismo que guardar una copia
El Real Decreto 933/2021 obliga a los establecimientos de hospedaje a recoger determinados datos de los viajeros.
También establece que el establecimiento es responsable de la exactitud de los datos incluidos en los partes de entrada. Esos datos deben coincidir con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas alojadas. (BOE)
Por tanto, hay dos tareas diferentes:
1. Recoger la información.
2. Comprobar que corresponde realmente a la persona que se va a alojar.
Un formulario puede servir para la primera.
Pero que una persona escriba:
Carlos García
DNI 12345678X
Fecha de nacimiento 01/01/1985
no demuestra por sí solo que quien rellena el formulario sea realmente Carlos García.
Hace falta un procedimiento de verificación.
Eso es lo que exige organizar correctamente el propietario o gestor.
¿Cómo se puede verificar la identidad en un check-in presencial?
En una llegada presencial, la solución puede ser sencilla.
La AEPD señala que puede bastar con comprobar visualmente el documento de identidad para autenticar los datos facilitados. (AEPD)
Por ejemplo:
- el huésped facilita los datos requeridos;
- muestra su DNI, documento de identidad o pasaporte;
- la persona que realiza el check-in comprueba que los datos coinciden;
- se completa el procedimiento correspondiente;
- el alojamiento no necesita guardar por ese motivo una fotografía del documento completo.
La finalidad es comprobar la identidad, no crear un archivo de documentos personales.
¿Qué ocurre si el check-in es autónomo o a distancia?
No es obligatorio realizar una comprobación presencial.
El Ministerio del Interior indica que los establecimientos pueden recoger la información mediante cualquier sistema que permita verificar la exactitud de los datos, incluso sin presencia física, siempre que sea compatible con la normativa vigente y especialmente con las obligaciones de protección de datos. (Ministerio del Interior)
La AEPD ofrece como ejemplos para procedimientos online:
- certificados digitales;
- comprobación con datos asociados al medio de pago;
- códigos de autenticación enviados al teléfono;
- códigos enviados al correo electrónico.
No significa que únicamente puedan utilizarse esos sistemas. La propia AEPD señala que pueden existir otros procedimientos, pero corresponde al responsable del tratamiento evaluar que sean adecuados y compatibles con la normativa de protección de datos. (AEPD)
Por tanto, una VUT con cerradura electrónica o entrada autónoma puede utilizar un proceso remoto.
La pregunta no debería ser:
“¿Cómo consigo que el huésped me mande una foto del DNI?”
Sino:
“¿Cómo puedo recoger los datos necesarios y verificar razonablemente la identidad sin tratar más información de la necesaria?”
¿Qué ocurre con las aplicaciones que fotografían o escanean el DNI?
Aquí conviene evitar dos conclusiones automáticas.
La primera sería:
“Si la aplicación lo permite, entonces es legal.”
No necesariamente.
La segunda sería:
“Si interviene una cámara en algún momento, el sistema es siempre ilegal.”
Tampoco puede afirmarse eso de forma general.
La AEPD no descarta otros procedimientos tecnológicos de verificación. Lo que exige es que el responsable analice su necesidad, proporcionalidad y compatibilidad con la normativa de protección de datos. (AEPD)
Si una aplicación propone fotografiar, escanear o leer un documento, antes de utilizarla conviene saber:
- qué información captura;
- para qué la utiliza;
- si genera una copia completa;
- si esa copia queda almacenada;
- durante cuánto tiempo;
- dónde se almacena;
- quién puede acceder;
- si se utiliza únicamente para extraer o verificar determinados datos;
- y qué relación jurídica existe entre el alojamiento y el proveedor tecnológico.
Que una aplicación anuncie que “automatiza SES Hospedajes” no resuelve por sí solo estas preguntas.
¿Y si la aplicación borra la fotografía inmediatamente?
La eliminación rápida puede reducir determinados riesgos de conservación, pero no convierte automáticamente cualquier procedimiento en conforme con la normativa.
Tomar, transmitir o analizar una imagen del documento ya implica un tratamiento de datos personales.
Por eso hay que analizar para qué se realiza, qué información se procesa, si resulta necesaria y si existe una forma menos intrusiva de conseguir la misma finalidad.
La posición de la AEPD es clara respecto a la finalidad que nos ocupa: el Real Decreto 933/2021 no constituye por sí mismo una habilitación para solicitar una copia completa del documento de identidad. (AEPD)
Una herramienta tecnológica que utilice un procedimiento distinto de verificación deberá evaluarse por sus características reales, no únicamente por la afirmación comercial de que “no guarda la foto”.
Entonces, ¿qué datos tiene que pedir la VUT?
No todos los datos que aparecen en el Anexo I del Real Decreto tienen que obtenerse necesariamente preguntándoselos uno por uno al viajero.
El sistema incluye información relacionada con:
- los viajeros;
- la reserva;
- la estancia;
- el alojamiento;
- y determinados datos de la operación.
Parte de esa información puede proceder ya de la reserva o de otros sistemas utilizados por el alojamiento.
Por eso conviene diseñar el formulario preguntándose primero:
¿Qué información necesito obtener realmente de esta persona?
En ¿Qué datos hay que pedir a los huéspedes de una vivienda turística? detallamos los campos que conviene diferenciar y cómo evitar recopilar información innecesaria.
También puedes consultar la guía general de SES Hospedajes para viviendas turísticas para entender cómo encajan la recogida de datos, la identificación, el parte de entrada y las comunicaciones.
¿Por qué una copia del DNI tampoco resuelve por sí sola SES Hospedajes?
Hay otra razón práctica para no convertir la copia del DNI en el centro del procedimiento.
La AEPD recuerda que el DNI no contiene toda la información que exige el Real Decreto 933/2021. (AEPD)
Por tanto, incluso aunque dispusieras de una copia del documento, seguirías necesitando obtener otros datos.
Además, recibir una fotografía de un DNI no demuestra con certeza que quien la ha enviado sea realmente la persona titular del documento. (AEPD)
Una fotografía puede demostrar que alguien dispone de una imagen.
No necesariamente que esa persona sea quien afirma ser.
El objetivo debe ser diseñar un procedimiento completo de:
recogida + verificación + registro + comunicación.
No simplemente recopilar fotografías de documentos.
¿Qué ocurre si el huésped se niega a enviar una fotografía del DNI?
Esa negativa no debe confundirse automáticamente con negarse a cumplir las obligaciones de identificación.
Son situaciones diferentes.
Un huésped puede decir:
“No quiero enviarte una copia de mi pasaporte.”
y, al mismo tiempo, estar dispuesto a:
- proporcionar los datos requeridos;
- mostrar o acreditar su documento mediante un procedimiento adecuado;
- y permitir que el alojamiento compruebe su identidad.
En ese caso, negarse a enviar la copia no significa por sí solo que el viajero esté impidiendo el cumplimiento del Real Decreto.
Distinto sería que dijera:
“No voy a facilitar los datos obligatorios ni voy a permitir que comprobéis quién soy.”
Entonces existe un problema real para que el alojamiento pueda cumplir sus obligaciones.
En ¿Qué hacer si un huésped se niega a facilitar sus datos? explicamos cómo separar ambos casos y qué conviene resolver antes de facilitar el acceso a la vivienda.
¿Puede pedirse una copia del DNI por otra razón?
La conclusión de la AEPD se refiere a utilizar el Real Decreto 933/2021 como fundamento para pedir una copia del documento.
Eso no significa que sea prudente convertirla en una afirmación universal del tipo:
“Nunca, bajo ninguna circunstancia, puede tratarse una copia de un documento de identidad.”
Podrían existir situaciones distintas con una obligación jurídica específica o una finalidad diferente que necesiten analizarse por separado.
Pero para el supuesto habitual de una VUT que quiere identificar a sus huéspedes y cumplir con SES Hospedajes, la respuesta es clara:
no necesitas pedir una copia completa del DNI o pasaporte como procedimiento estándar. (AEPD)
Si existe otra finalidad, habrá que determinar su base jurídica, necesidad y proporcionalidad de forma independiente.
No debería reutilizarse automáticamente la documentación obtenida para SES Hospedajes para otras finalidades.
Una forma práctica de organizar la identificación de huéspedes
Para una VUT puede utilizarse un proceso como este:
1. Recoger los datos necesarios
Utiliza un formulario presencial o digital diseñado alrededor de los datos que realmente necesites.
No pidas campos adicionales “por si acaso”.
2. Separar recogida y verificación
Decide cómo comprobarás que la información corresponde a la persona alojada.
En una llegada presencial puede utilizarse la comprobación visual del documento.
En una entrada remota, utiliza un procedimiento adecuado de autenticación.
3. No guardar una copia completa como rutina
No conviertas la fotografía del DNI o pasaporte en el archivo estándar de cada reserva para cumplir SES Hospedajes.
4. Revisar cualquier herramienta tecnológica
Si utilizas una aplicación externa, comprueba exactamente qué datos obtiene, cómo los procesa y cuánto tiempo los conserva.
5. Completar el parte de entrada
El Real Decreto 933/2021 exige que el parte de entrada sea firmado por las personas mayores de 14 años que utilicen el servicio de hospedaje. Para menores de esa edad, los datos son proporcionados por la persona adulta que los acompaña. (BOE)
6. Realizar las comunicaciones correspondientes
La identificación forma parte de un procedimiento más amplio. También hay que cumplir los plazos de comunicación de reservas y del inicio de la estancia.
Puedes consultar ¿Cuánto tiempo hay para comunicar los datos de los huéspedes a SES Hospedajes? para revisar esta parte del proceso.
7. Limitar el acceso a los datos
La información de los huéspedes no debería quedar repartida innecesariamente entre correos, WhatsApp, teléfonos personales y aplicaciones diferentes.
Cuanto más ordenado sea el procedimiento, más fácil resulta limitar quién accede a los datos y evitar copias innecesarias.
Identificar correctamente al huésped sin recopilar más de lo necesario
Una vivienda turística tiene dos responsabilidades que deben funcionar juntas.
Por un lado, necesita obtener y verificar la información necesaria para cumplir con las obligaciones de registro de viajeros.
Por otro, debe tratar los datos personales de forma proporcionada.
No existe una contradicción entre ambas.
El propio criterio de la AEPD permite organizar un procedimiento en el que se recopilan los datos exigidos, se verifica la identidad y se cumplen las comunicaciones sin crear sistemáticamente un archivo de fotografías de DNI y pasaportes. (AEPD)
Por tanto, la respuesta a la pregunta principal es:
No debes pedir una copia del DNI o pasaporte simplemente porque tengas que cumplir con SES Hospedajes.
Lo que necesitas es:
recoger los datos requeridos, comprobar correctamente la identidad y utilizar un procedimiento compatible con la normativa de protección de datos.
Si estás configurando todo el proceso desde cero, empieza por SES Hospedajes para viviendas turísticas: guía para propietarios.
Después puedes continuar con ¿Qué datos hay que pedir a los huéspedes de una vivienda turística? y ¿Qué hacer si un huésped se niega a facilitar sus datos?.
También puedes consultar todas nuestras guías en Recursos para viviendas turísticas en Córdoba.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye asesoramiento jurídico o especializado en protección de datos. Los sistemas concretos de identificación y check-in deben evaluarse atendiendo a su funcionamiento y al tratamiento real que realizan de los datos personales.
Última revisión: 19 de agosto de 2026
Fuentes
- Agencia Española de Protección de Datos — La AEPD informa de que no está permitido solicitar una copia del DNI o pasaporte en los hospedajes
- Agencia Española de Protección de Datos — Nota informativa sobre la recogida de datos en establecimientos de hospedaje
- BOE — Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre
- Ministerio del Interior — Hospedajes y Alquiler de Vehículos